Chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi một tài liệu chứa dù ít hay
nhiều thông tin quan trọng bị lỗi. Bạn có thể sẽ bị mất tất cả những
thông tin đó sau hàng giờ cố gắng lấy lại những thông tin đó mà không
có kết quả. Đó có thể là do bạn đang quá lo lắng nên không thể thực
hiện một số bước đơn giản mà khá hiệu quả để lấy lại nhưng thông tin
này.
Dưới đây là một vài thao tác bạn có thể áp dụng trong những tình huống như vậy: 1. Tài liệu của bạn có thật sự bị lỗi?
Nhiều người dùng thường mắc sai lầm lơn khi cho rằng không mở được tài
liệu là do nó bị lỗi, và một số thậm chí sau vài lần cố gắng khắc phục
nhưng không có kết quả đã “thẳng tay” xóa bỏ. Bạn nên nhớ rằng bất kì
thứ gì trên máy của bạn đề có thể bị lỗi, và trong tình huống này có
thể ứng dụng Word của bạn hay thậm chí là Windows đã có vấn đề. Vì vậy
trước khi restore hay sửa file bạn nên mở thử những tài liệu khác hay
mở tài liệu bị lỗi đó trên một máy khác để xác định rõ căn nguyêm của
sự cố. Có thể bạn sẽ phải ngạc nhiên với những gì xảy ra.
2. Sao lưu tài liệu lỗi
Thực ra đây không phải là một thủ thuật khôi phục nhưng nó lại là một
bước quan trọng trong quá trình sửa lỗi bởi vì chúng ta không chắc chắn
về kết quả của quá trình này. Trong một số trường hợp công cụ sửa lỗi
đã không khắc phục được sự cố mà thậm chí còn làm sự cố trầm trọng hơn.
Nhưng với một bản sao từ trước dù kết quả có thế nào bạn cũng không
phải hối tiếc.
3. Kiểm tra email
Trong nhiều trường hợp có thể tài liệu bị lỗi này đã được bạn đính kèm
vào một email và gửi đi trước đó. Nếu thế thì thật may mắn vì bản sao
của email đó (cùng với file đính kèm) đã được lưu trữ trong folder Sent
Items (thư đã gửi) của ứng dụng Email hay Webmail. Và thật đơn giản bạn
chỉ cần mở lại email đó và tải file đính kèm về máy.
4. Chạy CHKDSK
CHKDSK (hay CheckDisk) là một lệnh trong hệ điều hành Windows, OS và
OS/2 giúp hiển thị trạng thái toàn vẹn file hệ thống của đĩa cứng và có
thể sửa lỗi logic file hệ thống, trong Unix lệnh này là fsck. Bạn chỉ
cần chạy lệnh này trên ổ đĩa chứa file lỗi vì lỗi này có thể xảy ra do
lỗi hệ thống và CHKDSK có thể khắc phục được lỗi này. Sau khi chạy
CHKDSK bạn có thể kiểm tra tính toàn vẹn của file hệ thống và xác định
nơi phát sinh sự cố trong file hệ thống hay bên trong tài liệu này.
5. Xuất file theo định dạng khác
Nếu có thể mở tài liệu này trong Word bạn hãy thử lưu nó dưới một định
dạng khác. Đôi khi việc sử dụng một định dạng như RTF hay TXT có thể
loại bỏ một số mã của Word khỏi tài liệu này. Thông thường những mã này
là nguyên nhân gây lỗi cho các tài liệu Word.
6. Giải nén văn bản thô
Mặc dù việc lưu tài liệu Word theo định dạng RTF hay TXT
khá hữu hiệu nhưng đó là trong trường hợp bạn có thể mở lại trong Word,
còn nếu không mở được thì sao? Trong trường hợp đó bạn nên sử dụng một
trình xử lý văn bản khác hỗ trợ tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng một
trình soạn thảo file (như Hex) để giải nén thủ công mọi thứ có thể sửa
được từ tài liệu lỗi này.
7. Sử dụng trình chuyển đổi văn bản của Word
Bạn cũng có thể khôi phục phần văn bản của tài liệu bằng trình soạn thảo văn bản của Word. Để mở công cụ này vào File chọn Open, khi hộp thoại Open xuất hiện lựa chọn tài liệu Word bị lỗi. Sau đó lựa chọn mục Recover Text From Any File trong danh sách Files Of Type và mở tài liệu này. Bộ lọc này sẽ nhập thẳng văn bản ASCII từ
mọi file. Tuy nhiên bạn sẽ bị mất định dạng Word và các mục không phải
văn bản như hình ảnh, tuy nhiên ít nhất bạn sẽ có thể giải nén hầu hết
thông tin dạng văn bản từ file đó. Chú ý phương pháp này không thể áp
dụng cho những tài liệu có định dạng của Word 97-2003 (ngoại trừ file docx hay dotx).
8. Sử dụng tính năng Open And Repair
Word XP và các ứng dụng Word sau này hỗ trợ tùy chọn Open And Repair mà bạn có thể sử dụng để khôi phục file lỗi. Sau khi mở hộp thoại Open, bạn chỉ cần click chọn file lỗi và chọn tiếp Open And Repair trong danh sách thả xuống của nút Open. Công cụ này có thể khắc phục nhiều vấn cho những tài liệu lỗi.
9. Sử dụng bản Shadow Copy của tài liệu lỗi trong Windows Vista
Windows Vista tự động lưu bản Shadow Copy của một số tài liệu lên ổ
cứng. Nếu một bản Shadow Copy của tài liệu lỗi này tồn tại thì bạn có
thể khôi phục phiên bản gần đây của tài liệu. Để thực hiện điều đó bạn
phải phải chuột vào tài liệu lỗi chọn Properties trong menu tắt. Khi hộp thoại Properties hiện ra, chọn tab Previous Versions (tab này chỉ xuất hiện với những file được lưu trữ trên ổ đĩa định dạng NTFS). Tab Previous Versions sẽ hiển thị những phiên bản trước đó hiện có của file này.
10. Tạo lại Header
Mặc dù mọi tài liệu Word là khác nhau nhưng tài liệu Word được tạo
trong những phiên bản Word thông thường thường có cùng kiểu Header
(nhưng cũng có đôi chút khác biệt trong các phiên bản). Sử dụng một
trình soạn thảo file để kiểm tra tài liệu Word không có lỗi sẽ nhanh
chóng phát hiện ra những điểm chung của những tài liệu này. Sau khi đã
chắc chắn Header cũng nằm trong số điểm chung đó bạn chỉ cần copy
Header từ một tài liệu này và sử dụng trình soạn thảo trên để dán vào
file lỗi (ghi đè lên Header hiện có của file lỗi). Nếu Header là phần
bị phá hủy của tài liệu phương pháp này sẽ khắc phục được sự cố của tài
liệu này.
11. Sử dụng một chương trình khôi phục
Một vài ứng dụng nhóm ba hiện nay được thiết kế để khôi phục những tài
liệu lỗi. Hai trong số những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất đó là OfficeRecovery và Ontrack Easy Recovery. Nhưng trên thực tế khả năng khôi phục của những ứng dụng kiểu này còn tùy thuộc vào mức độ hỏng của dữ liệu.
