Để hỗ trợ trong công việc, bạn thường phải sử dụng đến các công cụ xuất bản như – bộ office, trình soạn thảo văn bản, phần mềm email, phần mềm quản lý thông tin cá nhân hay các chương trình khác. Các ứng dụng sản xuất có thể tiêu tốn của bạn khá nhiều chi phí, thậm chí đến hàng trăm đô la, tuy nhiên với các ứng dụng mà chúng tôi giới thiệu trong bài, các bạn sẽ không tốn đến một xu nhưng vẫn có được những công cụ cần thiết để phục vụ cho công việc của mình.

Bộ Office

Trong rất nhiều phần mềm sản xuất thì bộ office – đáng kể nhất là Microsoft Office –là một trong những sản phẩm rất cần thiết. Tuy nhiên không cần phải rút ví của mình, chúng ta vẫn có thể sử dụng những tính năng của bộ phần mềm này từ một số bộ office miễn phí khác.

IBM Lotus Symphony

IBM Lotus Symphony chính là hậu duệ của phần mềm Lotus đã được tạo cách đây nhiều năm khi Lotus còn là một công ty độc lập và cạnh tranh với Microsoft về sản phẩm phần mềm văn phòng.

Tuy nhiên sau đó công ty này đã bị thất bại trong việc cạnh tranh. Mặc dù bị thua và bị IBM mua lại nhưng điều đó không có nghĩa IBM Lotus Symphony là một phần mềm tồi. Thực tế, đây là một phần mềm khá hữu hiệu với nhiều tính năng cần thiết cho công việc văn phòng. IBM Lotus Symphony có một trình xử lý văn bản, phần mềm trình diễn, trang bảng tính, cả ba đều hỗ trợ các định dạng file của Microsoft Office cũng như các định dạng khác.

Thêm vào đó chương trình còn có một số plug-in có thể cung cấp các tính năng mở rộng, chẳng hạn như khả năng export biểu đồ từ trang bảng tính như các file đồ họa.

Download IBM Lotus Symphony | Giá miễn phí

OpenOffice.org

OpenOffice.org có thể là giải pháp tốt nhất cho việc tiết kiệm chi phí đối với các phần mềm sản xuất. Với phần mềm này, bạn sẽ không hề phải mất một xu nào thay vì phải trả khoảng 300$ để có được bản Microsoft Office. Trong OpenOffice bạn cũng có một trình xử lý văn bản, trang bảng tính, chương trình trình diễn, cơ sở dữ liệu, ứng dụng vẽ và phần mềm toán học,…

Nếu ai đó nghĩ rằng những gì miễn phí đều yếu kém thì sự thực ở đây không phải như vậy. Phần mềm này có thể làm được tất cả những gì Microsoft Office cung cấp cho bạn. Thậm chí bạn có thể mở và tạo các file dưới các định dạng file Office khác nhau, bên cạnh đó bạn cũng có thể làm việc với các định dạng file khác. Không chỉ dừng lại ở đó, bộ OpenOffice này còn có thể làm việc với chế độ markup của Office, vì vậy bạn có thể sử dụng nó khi cộng tác với những người đang sử dụng Office.

Về mặt giao diện của phần mềm hoàn toàn mang tính thực dụng, tuy không được đẹp mắt hay hào nhoáng như Microsoft Office, không có các ribbon giống như những gì có trong phiên bản mới nhất của Office nhưng phần mềm này có thể thực hiện những gì bạn muốn mà không cần tốn một xu nào.

Download OpenOffice.org | Giá miễn phí

OpenOffice.org Portable

Với dung lượng 150MB, OpenOffice là một download khá nặng; nó tiêu tốn nhiều không gian đĩa cứng khi cài đặt. Vậy trường hợp bạn muốn có một phần mềm nhẹ hơn để có thể chạy trên các máy tính có cấu hình thấp hơn, chẳng hạn như các máy tính netbook thì sao? Hay trường hợp bạn muốn copy toàn bộ bộ OpenOffice vào ổ USB của mình để có thể sử dụng trên một máy tính khác thì lựa chọn của bạn là gì?

Nếu bạn có những nhu cầu như vậy, OpenOffice Portable chính là thứ bạn cần tìm. Đây chính là phiên bản lược bớt của OpenOffice. Nó là một download chỉ với dung lượng 87MB nhưng vẫn cho bạn cảm nhận và giao diện gần giống như bộ OpenOffice nặng ký.

Tuy nhiên các bạn cần lưu ý về một số nhược điểm có thể gặp vấn đề khi thao tác. Chẳng hạn như khi cài đặt phần mềm, gói OpenOffice Portable này không cài đặt biểu tượng trên màn hình desktop hay không hiển thị trên menu Start, chính vì vậy bạn phải tự điều hướng đến thư mục của chương trình để chạy nó. Bên cạnh đó là việc mở ứng dụng và tạo các file cũng chậm hơn OpenOffice.

Download OpenOffice.org Portable | Giá miễn phí

E-Mail, xử lý văn bản và phần mềm thông tin

Đôi khi có thể bạn không cần đến một bộ office hoàn chỉnh mà thực tế công việc của bạn chỉ yêu cầu một thành phần nào đó, chẳng hạn như bộ xử lý văn bản, một chương trình email hoặc bộ quản lý thông tin cá nhân thì đây là danh sách 5 trong số các phần mềm đặc biệt đó.

AbiWord

AbiWord là một trình xử lý từ chuyên dụng và khá dễ dàng trong khai thác sử dụng đối với người dùng.

Với giao diện khá đơn giản, bạn sẽ không bị mất thời gian vào việc tìm các ribbon hoặc các menu nhiều mức. Các biểu tượng đơn giản cũng như các menu dễ nhận biết được đặt ở phía trên của trang sẽ cho phép bạn truy cập dễ dàng vào tất cả các tính năng của chương trình. Bên cạnh đó ứng dụng còn thực hiện một số tác vụ quan trọng khác như chèn số trang, ngày tháng, hay tính năng autotext, cung cấp một số công cụ bảng biểu khá đẹp mắt. Ngoài ra bạn còn có thể chèn và quản lý các hình ảnh.

Tuy nhiên chương trình cũng có một số nhược điểm, cho ví dụ, chương trình không hỗ trợ cho định dạng file Office .docx. Tuy nhiên nếu bạn không cần làm việc với các file .docx, khi đó bạn hoàn toàn có điều kiện thử nghiệm với phần mềm miễn phí này.

Download AbiWord | Giá miễn phí

EssentialPIM Free

Bộ quản lý thông tin cá nhân (PIM) có thể giúp bạn duy trì danh sách công việc và lịch biểu của mình, giữ liên lạc với các đối tác và tạo các phác thảo khi cần thiết.

EssentialPIM Free là một PIM tuyệt vời cho bất cứ ai muốn tiết kiệm chi phí. Ngoài việc đơn giản trong sử dụng, phần mềm còn cung cấp rất nhiều thứ bạn muốn có. Chẳng hạn như việc lập lịch biểu các sự kiện diễn ra một cách định kỳ hoàn toàn, hay việc ưu tiên các danh sách cần phải thực hiện. Người dùng sẽ cảm thấy rất thuận tiện cứ như có một e-mail client đính kèm.

Bên cạnh đó chương trình cũng có thể import dữ liệu từ Microsoft Outlook hay Outlook Express, cho phép bạn cấu hình giao diện của và cung cấp các tùy chọn in ấn. Phiên bản thu phí có thêm một số tính năng khác như sự đồng bộ với các thiết bị di động, Outlook và Google Calendar; tuy nhiên nếu bạn không cần đến các tính năng nâng cao này thì phiên bản miễn phí này quả thực đã rất tuyệt vời.

Download EssentialPIM Free | Giá miễn phí

Simple Sticky Notes

Tên của chương trình này đã nói lên tất cả: Nó cho phép bạn tạo các ghi chú trên máy tính giống như những ghi chú bằng giấy mà bạn có thể dán chúng ở bất cứ đâu. Chỉ cần kích đúp vào biểu tượng của chương trình trong system tray, chương trình sẽ đưa ra một ghi chú. Nhiệm vụ của bạn lúc đó chỉ là đánh vào bất cứ thứ gì muốn ghi nhớ. Sau đó bạn có thể kéo ghi chú vào bất cứ vị trí nào trên desktop.

Một đặc điểm ở đây là bạn hoàn toàn có thể thay đổi font chữ, màu sắc, cũng như độ đậm, hay nghiêng cho văn bản. Bên cạnh đó bạn còn có thể thay đổi tính mờ đục, có thể ẩn các ghi chú hay in chúng ra, thậm chí còn có thể tự động gửi văn bản của chúng thông qua email.

Một vấn đề cần phải nhấn mạnh thêm nữa cho Simple Sticky Notes đó là sự đơn giản và dễ dàng trong sử dụng.

Download Simple Sticky Notes | Giá miễn phí

Thunderbird

Microsoft Office có tích hợp phần mềm email máy khách, Outlook, tuy nhiên OpenOffice.org lại không có tính năng đó. Điều đó có nghĩa bạn phải bỏ ra cả một khoản ngân quỹ lớn để trả cho toàn bộ phần mềm Microsoft Office với mục đích chỉ sử dụng tính năng email máy khách?

Giải pháp mà chúng tôi cung cấp cho các bạn không phải vậy. Thunderbird, một sản phẩm của Mozilla, nhóm phát triển trình duyệt nổi tiếng Firefox, cung cấp những tính năng email tối tân nhưng vẫn tạo sự đơn giản trong sử dụng. Thêm vào đó là tất cả các tính năng email chuẩn, nó có thể mã hóa các thông báo, ký số các tin nhắn, tạo các bộ lọc cho việc quản lý tự động mail khi có email đến. Phần mềm này cũng hỗ trợ RSS feed và newsgroup, chính vì vậy bạn có thể cập nhật một cách kịp thời những tin mới trên blog, website,… Nếu bạn đã có một e-mail client, Thunderbird sẽ import các thiết lập tồn tại của bạn làm cho việc chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Không giống như Outlook, Thunderbird không có bộ lịch biểu, danh sách cần thực hiện (to-do) hoặc các tính năng PIM khác. Nếu bạn cần đến các tính năng này, hãy tham khảo phần mềm EssentialPIM Free đã được giới thiệu ở trên.

Download Thunderbird | Giá miễn phí

Xobni

Nếu bạn đã từng sử dụng Outlook nhưng muốn cải thiện năng suất của mình và giảm lượng quá tải email thì đây là cách tốt nhất để thực hiện điều đó. Xobni có thể quản lý các nhóm email, giúp bạn dễ dàng trong việc giữ liên lạc với chúng và hợp lý hóa việc tìm kiếm các tin nhắn hay các liên lạc.

Chương trình làm việc như một add-on của Outlook. Khi bạn cần sử dụng Xobni, chương trình sẽ trượt ra từ phía phải của Outlook; khi bạn đã thực hiện xong nhiệm vụ của mình với Xobni, chương trình sẽ tự động ẩn đi.

Xobni đánh chỉ số tất cả các e-mail của bạn, từ đó quá trình tìm kiếm cho kết quả nhanh hơn trong Outlook. Với mỗi một tin nhắn e-mail, chương trình sẽ cung cấp các thông tin về người mà bạn đang trò chuyện với họ, chẳng hạn như danh sách các email đã được thực hiện giữa hai người. Nó cũng cung cấp một danh sách các file mà bạn đã trao đổi cũng như số điện thoại của người đó và mạng xã hội của họ. Xobni cũng tích hợp với các site mạng xã hội như Facebook và LinkedIn, chương trình sẽ thu thập các thông tin về các liên lạc của bạn từ các site đó.

Ngoài ra bạn sẽ thấy rất nhiều tính năng hữu dụng trong chương trình này, chẳng hạn như các công cụ báo cáo các thống kê cá nhân về số lượng thời gian trung bình mỗi người sử dụng để đáp trả người khác hàng ngày, tháng hay hàng năm.

Download Xobni | Giá miễn phí

Các công cụ sản xuất khác

Dưới đây là hai công cụ sản xuất mạnh dùng để cải thiện Windows Clipboard và Notepad.

ClipX

Công cụ sản xuất hữu dụng nhất trong Windows là gì? Đối với câu hỏi này thì Clipboard có lẽ là ứng viên đầu tiên, vì phần mềm này cho phép bạn copy và paste giữa các tài liệu và ứng dụng. Tuy nhiên những gì mà Clipboard là được chỉ dừng lại ở đó thì chỉ là một công cụ nhỏ bé và yếu đuối.

Tiện ích miễn phí ClipX có thể giúp bạn cải thiện Clipboard và làm cho nó trở thành một sản phẩm sản xuất hữu hiệu hơn. Nó có thể giữ đến 25 clip gần đây, vì vậy nếu bạn đã clip một thứ gì đó nhưng sau đó không lâu muốn sử dụng lại, khi đó bạn chỉ cần nhấn Ctrl-Shift-V, chọn clip trong danh sách. ClipX cũng có thể lưu giữ cả hình vẽ, tuy nhiên do chương trình chỉ sử dụng một số lượng nhỏ RAM nên sẽ không ảnh hưởng nhiều đến hệ thống của bạn.

Ngoài tính năng nói trên, ClipX còn có nhiều plug-in miễn phí khác có thể download từ website của ClipX. Một plug-in mà chúng tôi ấn tượng ở đây là ClipX Stickies Plugin, đây là Plugin cho phép bạn giữ các clip một cách vĩnh viễn, chẳng hạn như các chữ ký email hoặc logo của công ty, thật thuận tiện vì chúng luôn sẵn sàng cho sự sử dụng của bạn.

Download ClipX | Giá miễn phí

NoteTab Light

Đã có bao giờ bạn muốn sử dụng một trình soạn thảo văn bản thuần túy thay cho những bộ xử lý văn bản cồng kềnh như Microsoft Word hoặc OpenOffice.org hay chưa? Hay có thể bạn chỉ là tạo một tài liệu văn bản đơn thuần, hoặc viết một đoạn mã HTML rất cơ bản.

Notepad, bộ soạn thảo văn bản thô trong Windows, có thể nói gần như vô dụng, chương trình này không cung cấp cho bạn nhiều sự trợ giúp như mong muốn. Với những người mới làm quen với trình soạn thảo này, nó chỉ có thể mở một tài liệu ở một thời điểm. Bên cạnh đó cũng không gồm có bất cứ công cụ nào cho việc viết mã HTML hay có một số hạn chế khác.

NoteTab Light mang đến cho bạn một loạt các tính năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể mở nhiều tài liệu cùng một lúc, sử dụng các công cụ đơn giản để viết mã HTML, lưu văn bản thảo sẵn và đặt chúng vào bất cứ tài liệu nào mong muốn hay thực hiện các hoạt động tìm kiếm và thay thế giữa các file văn bản khác nhau… Nếu bạn cần một bộ soạn thảo văn bản, hãy sử dụng NoteTab Light—sẽ không thể có được lựa chọn miễn phí nào tốt hơn. Tuy nhiên nếu muốn sử dụng thêm các tính năng khác bạn có thể sử dụng các phiên bản thu phí của phần mềm này.

Download NoteTab Light | Giá miễn phí